Effiziente Konferenzen kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Deswegen müssen sie gut geplant und strukturiert werden.
Vor jeder anstehenden Konferenz müssen daher folgende Punkte geklärt werden, damit
die Kosten und die investierte Zeit sich lohnen.
- Die Zielsetzung : Zweck der Veranstaltung, Zielgruppe, Finanzierungsplan, Termin, Inhalt/Themen
- Die Art der Veranstaltung : Seminar, Vortragsreihe, Einzelvortrag, Filmreihe etc.
- Der/Die Redner : Wer hält die Vorträge, welche Kosten
- Ort und Räumlichkeiten : Tagungsräume, Workshopräume, Austellungsräume, Sanitäsräume, Garderobe, Toiletten etc.
- Bestuhlung : Theaterbestuhlung, parlamentarische Sitzordnung, Blocktafel, U-Form etc.
- Eckdaten : Beginn der Veranstaltung, Aufbau/Abbau, Generalprobe, Einlass, Programmablauf
- Technische Hilfsmittel : Leinwand, Filmprojektor, Overheadprojektor etc.
- Audiotechnik : Mikrofone, Lautsprecher, Dolmetscheranlage
- Tagungstechnik : Computer, Telefon, Internet
- Raumausstattung : Rednerpult, Stellwände, Firmenlogos, Namensschilder etc.
- Sonstiges : Garderobe, Journalisten, Empfang, Kasse, Fotografen etc.
- Einladung : Persönliche Einladung, Zeitung, Mailings, Plakate, Flyer etc.
- Informationsmaterial : Tagungsmappen, Teilnehmerliste, Programm etc.
- Anreise & Unterkunft : Hotelzimmer, Flüge/Bahn/Auto etc.
- Bewirtung : Mittagessen, Getränke etc.
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